Migratieprojecten naar nieuwe software of platformen zijn essentieel voor het onderhouden van moderne en veilige systemen. Een recent migratieproject, nauwlettend begeleid door Informed Group, belicht niet alleen de onwrikbare toewijding van het team aan technologische vooruitgang, maar ook hun diepgaande expertise op dit gebied. “De eindgebruiker is zich meestal niet bewust van deze belangen; deze worden voornamelijk waargenomen door de IT-afdeling.” Wanneer de IT-afdeling bijvoorbeeld niet langer ondersteuning kan krijgen van de leverancier, ontstaat de noodzaak om te migreren naar een nieuwe versie van het systeem om ervoor te zorgen dat alle aspecten blijvend worden ondersteund. De eindgebruiker ondervindt pas hinder wanneer het systeem niet meer (naar behoren) functioneert. “In dit specifieke project hadden de eindgebruikers echter nog geen hinder ondervonden” legt Johan van Soest uit, project- en delivery manager en coördinator van het project.
Het team achter de schermen
Naast Johan van Soest, speelden Sander Hendriks en Frank Wevers een cruciale rol in het migratieproject. Sander, als architect en Documentum-expert, was verantwoordelijk voor het ontwerp van de nieuwe systeemversie. Frank, de migratie consultant, leidde de uitvoering van de daadwerkelijke migratie.
Een overzicht
Sander legt uit: “Onze klant is in 2017 gestart met het gebruik van een systeem dat alle juridische processen ondersteunt. Dit systeem stelt bijvoorbeeld de aanklager in staat om documenten in te voeren en vrij te geven aan zowel de rechtbank als de verdediging, waarbij nauwkeurig wordt bijgehouden dat dit tijdig gebeurt. Dit systeem, dat enkele jaren geleden is geïmplementeerd, is opgebouwd in Documentum, een expertisegebied waar wij bij Informed uitgebreide ervaring en diepgaande expertise in hebben. Echter, de ondersteuning voor een bepaalde versie van Documentum wordt na een aantal jaren stopgezet, vergelijkbaar met het uitblijven van updates voor een oude telefoon. Het wordt dan essentieel om over te stappen naar een nieuwe versie van Documentum, omdat de leverancier anders geen ondersteuning meer biedt en er steeds meer veiligheidsrisico’s ontstaan die door kwaadwillenden kunnen worden misbruikt. “Het upgraden van het systeem was daarom noodzakelijk.”
“In 2022 werd besloten om een upgrade uit te voeren naar de toenmalige nieuwste versie. Hoewel de voorbereidingen al begonnen waren, moest de goedkeuring om de update daadwerkelijk uit te voeren nog gegeven worden. Vanwege de complexiteit van het proces en de organisatie kan dit soms maanden duren. In dit traject kwam onder meer aan bod: het opzetten van nieuwe servers en de meest recente databaseversie – een volledige vernieuwing zogezegd. De implementatie heeft langer geduurd dan gepland en is doorgaans gebruikelijk. De besluitvormers in de bedrijfsvoering gaven aan: ‘We zijn momenteel verwikkeld in een rechtszaak, de migratie moet wachten.” Uiteindelijk kwam er een moment waarop uitstel niet langer een optie was. “Dan is het zaak dat je als consultant de juiste adviezen geeft om het project en de bedrijfsvoering van de klant niet in geding te laten komen.” aldus Hendriks.
Rollen en taken
Elk lid van het team heeft een specifieke, afgebakende rol in het project. Johan overzag het projectmanagement en zorgde voor een soepele voortgang. Sander, als Documentum-expert en architect, ontwierp de nieuwe systeemversie en zorgde voor een naadloze integratie van de servers. Sander: “Mijn rol is dat ik als Documentum senior, expert en architect binnen het project de basis goed neerzet en ik de organisatie de fundamenten geef die het vraagt”. In dat perspectief heb ik de nieuwe versie van het systeem ontworpen. Het is een systeem met een tiental verschillende servers die allemaal met elkaar (kunnen) communiceren en hun eigen rollen en taken hebben in het geheel. “In de nieuwe versie worden de servers anders ingericht dan in de oude versie en hoe deze servers het beste ingeregeld, communiceren en ingedeeld zijn, dat heb ik als architect in het project mogen ontwerpen.”
Voorbereiding en uitvoering
Voordat de migratie kon plaatsvinden, was uitgebreide voorbereiding nodig. Het team ontwierp een migratieplan en bestudeerde de documentatie van de nieuwe platformversie om te begrijpen wat nodig was voor een succesvolle overgang.
Frank leidde de migratie zelf. In zijn rol heeft hij de data veilig overgezet naar het nieuwe systeem. “In het migratieproject was ik verantwoordelijk voor het uitvoeren van de volledige migratie.” Ik kreeg een eigen server toegewezen, waarop ik een eigen database kon opzetten. In mijn aanpak heb ik het gebruik van MigrationCenter, een software partner van Informed Group, ingezet. Deze tool is specifiek ontworpen voor meervoudige en gecompliceerde migraties. Ik heb vooraf eerst het oude systeem geanalyseerd om te begrijpen hoe de gegevens gestructureerd waren om vervolgens te kunnen bepalen hoe de beste manier is om ze over te zetten naar het nieuwe systeem. “Prettige bijkomstigheid was dat deze overgang een uit het boekje was en bijna een één-op-één omzetting was. “Dit is natuurlijk altijd fijn en in deze migratie is dit proces aanzienlijk vereenvoudigd.”
Lessen voor de toekomst
Uit dit project hebben alle teamleden weer relevante ervaringen en inzichten gekregen en lessen geleerd die ze zullen toepassen in toekomstige projecten. Johan benadrukt het belang van een goede samenwerking tussen consultant en opdrachtgever en uiteraard is flexibiliteit onmisbaar: “Dit project was eerder een bevestiging van hoe cruciaal een goede samenwerking is, waarbij begrip getoond wordt voor persoonlijke situaties thuis en andere sociale aspecten. Iedereen wordt geconfronteerd met persoonlijke uitdagingen naast de zakelijke verplichtingen. “Dankzij de goede samenwerking met de opdrachtgever die hiermee rekening hield, kon het team een sterke band opbouwen en effectief (samen)werken.” Sander geeft aan voorkeur te geven aan geautomatiseerd testen om structuur te brengen in chaotische situaties. Frank wijst op het belang van het begrijpen van de complexiteit van de taak die gevraagd wordt en natuurlijk het begrijpen van de in te zetten hulpsoftware en andere tooling.
Het resultaat voor de klant
Ondanks dat de business gebruiker van de opdrachtgever een migratie niet direct opmerkt, zal een migratieproject leiden tot een veiliger systeem voor de gehele organisatie. Johan legt uit: “De kwetsbaarheden zijn nu weggenomen, waardoor het volledige softwaresysteem veiliger is. “Dan maakt het niet uit of de business gebruiker dit niet direct opmerkt.”
Dit migratieproject van Informed Group toont niet alleen hun technische bekwaamheid, maar ook hun vermogen om complexe uitdagingen met succes aan te gaan en met succes te volbrengen. Zoals het migreren en updaten van verouderde, niet meer in support ondersteunende systemen. Dit allemaal zonder de verstoring in de dagelijkse processen en operatie. Het integreren van verschillende legacy systemen in een geünificeerde nieuwe omgeving. Met een toegewijd team en een grondige aanpak blijven de consultants van Informed Group een betrouwbare partner voor alle complexe migratieprojecten van bedrijfskritische software en data in elke omvang.
