Voor veel kenniswerkers bleek de overstap naar veel thuiswerken niet onmogelijk. Het is even wennen dat je soms een kind door het beeld ziet rennen of op de achtergrond hoort spelen. Dat iedereen ineens weet wat voor huisdieren er bij jou in huis rondlopen en hoe, als je durft het te laten zien, de chaos er in jouw werkkamer uit ziet. Naast deze merkwaardigheden en de uitdaging om daardoor je concentratie vast te houden, is de omschakeling naar thuiswerken, voor velen goed te doen. Maar wat is dan wel de uitdaging waar we zien dat veel bedrijven mee worstelen? Zorg bij thuiswerken er wel voor dat de toegang tot bedrijfsinformatie toegankelijk en veilig is.
Werken aan dezelfde bedrijfsinformatie
We zien nog steeds veel bedrijven die niet alles goed op orde hebben en het dus voor de medewerkers lastig maken om als (internationaal) team bijvoorbeeld remote samen te werken aan documenten en spreadsheets. Is iedereen wel op de hoogte van de laatste veranderingen? Werkt iedereen in de cloud zodat je altijd en overal de laatste versie hebt van je documenten? Zelfs op je mobiel. Dit scheelt mailverkeer, gedoe met rondzwervende versies en geeft je één duidelijk overzicht, een single source of truth. Hiermee kan een bedrijf er voor zorgen dat de relevante informatie eenmalig wordt opgeslagen en dus iedereen, overal en makkelijk kan beschikken over dezelfde informatie.
Hoe kun je met een remote team efficiënt werken?
Ik zie dat dit te vaak op twee verkeerde manieren wordt opgelost. Allereerst is er vaak de verplichting om toch maar gewoon op kantoor te werken. Ik ben er van geschrokken hoeveel bedrijven hun medewerkers, die alleen maar administratief werk doen, verplichten naar kantoor te komen. In deze rare tijden is de uitdaging van iedere werkgever om een balans te vinden tussen commercie en gezondheid. Wat kan ik van mijn medewerkers eisen om te zorgen dat ik mijn bedrijf draaiende houd zonder dat ik ze ziek maak? Informed Group is daar heel erg duidelijk in. Gezondheid eerst en dan komt werk. Helaas geldt dit nog niet overal zo omdat dit namelijk wel van beide partijen een extra inzet vraagt. Aan de ene kant dient de werkgever er dus voor te zorgen dat thuiswerken eenvoudig en gemakkelijk kan. Van de medewerker mag worden verwacht dat deze open, eerlijk en transparant is over het aantal gewerkte uren thuis. Zodat er ook niet vreemd wordt gereageerd als de werkgever ziet op Facebook dat zijn medewerker doordeweeks met zijn kinderen naar de dierentuin was. Volgens mij is het geen probleem om flexibele tijden aan te houden, als je als werknemer maar wel duidelijk bent en inzichtelijk maakt dat de afgesproken uren wel worden gemaakt.
Ten tweede, is het niet altijd duidelijk bij het thuiswerken of de medewerkers wel werken met de meest actuele informatie. We e-mailen alles naar elkaar en hopen dat de juiste versie van de informatie wordt gebruikt. Vaak gebruikt men Zoom of Teams. Twee perfecte manieren om de samenwerking tussen mensen op te zetten, maar samenwerken op bedrijfsinformatie is toch echt iets anders. Kijk ik naar een Teams omgeving als voorbeeld dan is het al mooi om te zien hoe makkelijk je in Microsoft Teams er een chaos van kan maken. Â Het lukt vaak om snel een Office365 omgeving in te richten en mensen remote toegang te geven tot een mooie collaboration oplossing. Maar is dit een makkelijke omgeving om cruciale bedrijfsinformatie met elkaar te delen en nog belangrijker om die met elkaar te beheren
Een mooi voorbeeld
Waar vind ik nu de nieuwe offerte? In het kanaal Offertes binnen het Team Sales. Of in het kanaal Prospects of misschien wel in de folder Offertes in het Algemene kanaal? Makkelijk samenwerken toch…? Ik zou willen dat dit een fictief voorbeeld is, maar helaas zie ik dit soort omgevingen en problemen te veel om me heen. Dit zagen we eigenlijk al toen Teams nog niet bestond en iedereen dacht dat SharePoint de oplossing was voor samenwerken. Het begint super, maar na 12-18 maanden begint de chaos compleet uit de hand te lopen. Het is niet voor niets dat Microsoft zoveel focus op Governance legt. Klinkt mooi, maar het is toch echt een roep om goed op te passen met Teams omdat de beperkingen van gestructureerd opslaan in Office365 handmatig opgelost moeten worden als je geen andere centrale reporistory hebt die dit ondersteund. Om met remote teams goed door te kunnen, met diverse projecten is communicatie daarover dus noodzakelijk.
Single source of truth
Als je medewerkers remote gaan werken, is het goed op orde hebben van je bedrijfsinformatie (enterprise informatie) essentieel. Een Enterprise Informatie Management (EIM) systeem geeft veel hulpmiddelen om te zorgen dat de informatie automatisch op de juiste plek wordt opgeslagen en ook voor een groot deel automatisch wordt voorzien van metadata om snel te kunnen zien waar het stuk informatie over gaat. Als je er nu voor kan zorgen dat deze informatie via Teams en alle Office applicaties wordt ontsloten is remote samenwerken op de juiste bedrijfsinformatie plots een stuk makkelijker geworden.
Wilt u weten hoe eenvoudig het is om remote werken snel en eenvoudig goed in te richten? Neem eens contact met ons op of lees hier meer over in onze andere blogs?
