Het goedkeuren van een document zien we als een point solution. Veel remote kenniswerkers die gezamenlijk aan documenten werken, zijn thuis, onderweg of zitten in (online) vergaderingen. Toch willen ze er even snel op een tablet naar kunnen kijken en het goedkeuren. Bijvoorbeeld om het werkproces niet te vertragen en de besluitvorming uit te voeren. De organisatie wil daarentegen wel dat de kwaliteit, het resultaat en de doorlooptijd binnen een zaaksysteem worden bewaakt. Om dit te realiseren moet er daarom zaakgericht worden gewerkt. Zodat informatie onder controle is van een informatiesysteem.
Voordelen van een zaaksysteem
Zaakgericht werken is een manier van werken die helpt bij de interne informatiehuishouding en procesvoering. Het betekent dat alle documenten die voor een zaak relevant zijn, worden gebundeld en digitaal opgeslagen. Het is een transformatieproces waarbij de papieren input digitaal is geworden. En dat doe je in processen die zijn getransformeerd. Met digitale ingangen en digitale uitgangen en transparantie daartussen. Hierbij maakt het niet uit wie aan de zaak werkt en vanuit welke locatie. Door informatie op het juiste moment snel en gemakkelijk toegankelijk te maken voor de betrokken partijen, kan de zaak sneller worden afgehandeld. Dit leidt tot een betere dienstverlening. En stimuleert bovendien een uniforme werkwijze. Met als resultaat minder foutkansen en een betere compliance.
Verbetering van de besluitvorming
Zaakgericht werken binnen een zaaksysteem stelt de organisatie in staat om regie over het proces te houden. Dit komt doordat ze zo doorlopend inzicht hebben in de actuele status van een zaak. Neem als voorbeeld een medewerker van een gemeente. Stel je voor dat alle informatie over een aanvraag zich bevindt op zijn of haar computer. Deze persoon neemt onverwacht een week eerder dan gepland verlof vanwege het aanstaande ouderschap. Waardoor het proces al die tijd stil ligt. Nu worden ook andere kenniswerkers in het proces betrokken. Met als resultaat dat dit leidt tot een efficiëntere besluitvorming en dus een hogere productiviteit.
Informed Group heeft de afgelopen jaren uiteenlopende projecten op het gebied van zaakgericht werken uitgevoerd en geëvalueerd. Op basis van die kennis hebben we in samenwerking met Outsytems een mooie oplossing gerealiseerd. Deze oplossing is eenvoudig in te bedden in het bestaande systeemlandschap. Met als rendement dat het praat met Documentum op een ander systeem. En zo wordt die goedkeuring dan geregeld.
Meer weten over zaaksystemen en hoe de processen hierbinnen lopen? Neem contact met ons op. We vertellen er graag meer over aan de hand van interessante cases zoals bij de gemeente Amsterdam.
Meer weten over zaakgericht werken?
