Kennis verbergen om te delen. In eerste instantie lijkt het een tegenspraak in termen. Toch is dit niet zo. Laat me je daarom uitleggen waarom dit juist nu steeds belangrijker wordt. Hoe weet je zeker dat kennis niet te vroeg op straat ligt? Hoe zorg je ervoor dat de kennisdeler alleen die informatie deelt met personen met wie hij of zij dit wil delen? Want anders blijft kennis verborgen om het te delen.

Opzetten Document Management systeem

Kennis om te delen - inrichting van het document management systeem

Voor mij begon het idee al zo’n 15 jaar geleden bij het project dat we voor Heineken hebben gedaan.  Het opzetten van een wereldwijde oplossing die het intellectual property van Heineken managed. Bij deze oplossing was het erg duidelijk.

We gaan het recept van het brouwen van Heineken of Amstel echt niet zomaar in een document management systeem zetten. Vooral als we niet zeker weten dat het goed beveiligd is. Dit is met tools zoals Documentum niet zo moeilijk, maar toch werd dit in eerste instantie geen groot succes. Maar waarom dan? Wat was de reden en hoe moesten we dat oplossen?

Kennisdelen in corporate organisaties

Laat me eerst wat andere voorbeelden geven. Om hiermee aan te geven waarom dit juist nu zo belangrijk is geworden. Laatst zat ik bijvoorbeeld in een call met een grote diervoerder die wereldwijd vestigingen en fabrieken heeft. Tot voor kort was het mogelijk dat veel van de vestigingen lokaal werden gerund en de meeste beslissingen werden lokaal genomen. Alleen het centrale management vloog de wereld rond om de vestigingen de juiste globale richting op te sturen. Maar binnen dit concern is sustainability (duurzaamheid) zeer belangrijk. Klinkt misschien logisch en als een goede commerciële zet, maar ik ben zeer onder de indruk hoe dit soort grote multinationals mede de verantwoordelijkheid nemen om ervoor te zorgen dat de wereld en wij als mens er over 100 jaar ook nog zijn.

De hoeveelheid geld en resources die worden gebruikt om te onderzoeken wat nu precies de problemen zijn in de verschillende gebieden en bij verschillende dieren die duurzaamheid in de weg staan en vervolgens testen en trial te doen om uit te vinden hoe het wel kan is indrukwekkend. Dit geeft mij veel hoop voor de toekomst. Maar om binnen het gehele concern in alle verschillende vestigingen met hun eigen dynamiek en kostenstructuren eenzelfde visie door te voeren vraagt om veel internationaal kennisdelen.

Verbeter kwalitatief databeheer

Kennis om te delen - Verbeter kwalitatief databeheer

Hetzelfde zag ik bij een andere klant, de leverancier van kogellagers. Met een zeer groot, centraal en kostbaar research center om de beste en sterkste kogellagers te maken, is het zeer belangrijk dat dit research centrum gebruik kan maken van alle beschikbare kennis wereldwijd.

Om de juiste onderzoeken te doen en verbeteringen te testen. Deze informatie moet gedeeld kunnen worden binnen het concern met de juiste personen, maar mag niet zomaar bij de concurrent terecht komen. Zorg dus voor de verbetering van kwalitatief databeheer.

Data achterhouden om het te delen

Naast wereldwijde organisaties, zie ik op lokaal niveau dezelfde uitdagingen. Bij een gemeente is het bijvoorbeeld lastig om een nog niet openbaar gemaakt dossier te delen. Hoe weet de schrijver of deler dat de kennis niet te vroeg op straat ligt? Of juist wel snel op straat ligt? Juist in deze tijd waarin remote werken een vlucht neemt, is het belangrijk dat de kennisdeler een zeer goed gevoel van controle heeft over de gedeelde kennis. Juist hier zie ik dat er steeds meer vragen zijn. Vragen die opgelost moeten worden voordat informatie gedeeld gaat worden.

  1. Welke groepen kunnen deze kennis zien?
  2. Welke groepen/personen kunnen deze kennis verder delen of misschien helemaal niemand?
  3. Wie heeft de kennis al ingezien en wanneer?
  4. Welke kennis lijkt om de informatie die ik nu wil delen?
  5. Hoe wordt mijn kennis gekwalificeerd/gecategoriseerd?
  6. Voor wie zou deze kennis nuttig kunnen zijn of zelfs verplicht kunnen zijn?

Vragen bij het delen van kennis

Kennis om te delen - Vragen bij het delen van kennis

Deze set van vragen geeft een andere invulling van een kennismanagementsysteem. Dit gaat niet alleen om het opslaan van informatie. Het gaat ook over het bijhouden en eenvoudig weergeven van wie er wat met die informatie doet. Het gaat over het verplicht en optioneel delen van informatie.

Want uiteindelijk gaat het over de wens van kenniswerkers dat hun informatie nuttig wordt gebruikt. En zeker niet wordt misbruikt. Hoe zorg ik er aan de ene kant voor dat de deler een veilig gevoel heeft over de kennis die hij of zij wil gaan delen? Als ik mijn document in Microsoft365 |(Teams) zet, wat gebeurt er dan mee? Wie kan het inzien? Hoe weet ik dat iemand het niet verder mailt of verandert? En aan de andere kant hoe weet ik dat de mensen waarvan ik vind dat ze het moeten lezen, er ook op geattendeerd zijn dat het bestaat?

Beheer en beveiliging van kennisdeling

Het beantwoorden van al deze vragen zorgde ervoor dat de oplossing voor de beschreven voorbeelden juist wel ging werken. Hierdoor wordt verlangd dat de beveiliging van de kennis die je hebt, makkelijk en goed werkt en dus delen ook eenvoudig en veilig kan. Zodat de kennis verborgen wordt voor iedereen waarvan je niet wil dat deze die kan inzien en het alleen beschikbaar wordt gesteld voor de groep die dit wel mag. En zelfs daarop wordt geattendeerd. In deze nieuwe tijden van remote werken en vele mensen die thuis werken, zien we dat de vraag voor deze controle steeds groter wordt. Mensen vliegen niet allemaal meer de wereld rond. En veel vergadering worden online gevoerd. Waardoor kennis delen veel belangrijker, maar minder eenvoudig en dus beter gestructureerd moet worden.

Informatiebeveiliging cruciaal

Kennis om te delen - Informatiebeveiliging cruciaal

De oplossing bestaat uit verschillende onderdelen. Allereerst de mindset van mensen. Want zij moeten kennis willen maken en delen. En vertrouwen hebben in de aangereikt middelen om kennis te delen. Want als men het systeem niet vertrouwd wordt het nooit wat.

De tweede oplossing is de inrichting van het document management systeem. Stap één hierbij is een centrale opslag van kennis. In deze tijd van Microsoft365 waarbij iedereen meteen naar Teams en SharePoint wijst als de oplossing. Dit lost het probleem van een centrale opslag wel op, maar het snel terugvinden van kennis hierin is niet mogelijk. Net zoals het ook onmogelijk is om kennis goed te classificeren ter bevordering van hergebruik. Naast een goede en gestructureerde centrale opslag, moet de inhoud van het document ook worden beveiligd. Niet alleen het document dient voorzien te zijn van een makkelijke en duidelijke beveiliging wie het mag inzien en wie het mag wijzigen, maar de inhoud zelf moet ook worden beveiligd. Zodat de deler weet dat niet zomaar stukken uit het document geknipt, veranderd en gedeeld kunnen worden.

Gebruiksvriendelijk rightsmanagement

Kennis om te delen - Gebruiksvriendelijk rightsmanagement

Om het nu voor de gebruiker nog eenvoudiger te maken, zou je al deze handig zaken vanuit je primaire interface willen gebruiken. Waar veel mensen aan de ene kant nu vergaderen via Teams is het voor de hand liggend dat je wel gebruik wil maken van Teams en Office als applicaties.

Aan de andere kant wil je de informatie direct opslaan en kunnen bewerken in het kennismanagement systeem. Zodat classificatie, beveiliging en structuur direct automatisch gebeurt.

Knowledge Protector

Hoe zorg je ervoor dat mensen de informatie toch kunnen gebruiken, maar dat wel gecontroleerd wordt tot welk niveau ze dit mogen doen? Kortom, informatie makkelijk en overal beschikbaar maken op elk device, maar de organisatie bepaalt nog steeds wel het moment en de plek waar je de documenten wel en niet mag openen. Met Knowledge Protector biedt Informed Group een gebruiksvriendelijke oplossing waarmee jouw onderneming zelf regelt wanneer en waar de gebruiker toegang heeft tot documenten en de inhoud van de documenten. Het delen van informatie blijft het uitgangspunt, alleen is dit uitstekend beveiligd omdat het rechtenbeheer onder controle is van jouw DMS. De kennis verbergen om het te delen gebeurt dan automatisch en eenvoudig onder duidelijke zichtbaarheid van de deler. Meer weten, we leggen je het graag persoonlijk uit.

Meer weten over beveiligd informatiebeheer?
  • Kennis om te delen

About the Author: Jeroen Jansen

CEO / oprichter Informed Consulting BV / Informed Group. Een visionair om uw informatiemanagement (EIM) tot een succes te maken.

Deel dit nieuws!

Archieven