We mogen nu toch wel stellen dat de migratie van een Enterprise informatiemanagement (EIM) systeem een onnodige verkwisting is van budget. Want laat ik eerlijk zijn. Ik vind het logischer dat het besteedbare bedrag wordt uitgegeven aan het ver-appen van de interfaces waar de gebruikers hun bijdrage aan het bedrijfsresultaat leveren. Sta je aan de vooravond van een EIM-migratie? Pareer de drang naar verandering van systeem. Ik leg je graag uit waarom Informatie Migratie 2.0 de verstandige aanpak is.
Migreren Enterprise Informationmanagement Systeem
De software onder een informatiemanagement systeem is op een punt beland dat de achterkant – de repository – functioneel compleet is. Dat wil zeggen de database waar alle documenten en informatie worden bewaard en beheerd. Deze centrale opslagplaats is robuust, schaalbaar en kan op vele manieren worden ontsloten. Ongeacht of de software van bijvoorbeeld het merk Alfresco, Documentum, FileNet, Hyland of Nuxeo is. Niet alleen de leverancier heeft een lange weg afgelegd om daar te komen. Ook elke organisatie waar een Enterprise informatiemanagement systeem (of zoals we vroeger zeiden: een Enterprise content managementsysteem) is geïmplementeerd, heeft dat gedaan. Ze hebben vaak een rijke historie van vallen en opstaan. En nu staat er iets waar nagenoeg altijd één terugkerend probleem actueel is of sluimert. Want het gaat hier om de bruikbaarheid van de gebruikersinterface ten opzichte van de altijd innoverende behoeften.
Veranderende wensen en eisen gebruikers
Ik zal zeker niet de laatste zijn die erkent dat de gebruikersinterface van een gemiddeld EIM-platform te kort schiet. Wensen van gebruikers zijn altijd aan verandering onderhevig. Zo ook de eisen van de organisatie. Combineer dat met de onmogelijkheid van de gemiddelde IT-organisatie om snel en goedkoop aan die veranderende wensen en eisen te voldoen. Hierdoor creëer je de typische voedingsbodem voor de migratie van het ene merk naar het andere merk.
Oplopende onnodige kosten bij migreren Enterprise Informationmanagement Systeem
Vaak zie ik een terugkerend patroon. De voorkant van het ene EIM-implementatie is niet goed (genoeg) en dat probleem lossen ze op door een andere EIM-leverancier te kiezen. Waarvan ze de voorkant vandaag wél goed (genoeg) vinden. Met als gevolg dat ze ook de achterkant moeten migreren naar die nieuwe leverancier. Naast de kosten voor de migratie resulteert dit ook in de aanschaf van nieuwe licenties. Een simpele rekensom leert dat het 5 jaar duurt voordat de licentie- en maintenance kosten minder bedragen dan wat er nu betaald wordt. Mits de licentiekosten 50% van de huidige licentiewaarde bedragen.
Is dat percentage bijvoorbeeld 75% van de huidige licentiewaarde. Dan duurt het zelfs 15 jaar. Ver na de normale terugverdientijd in een business case. Zijn de licentiekosten gelijk aan de huidige licentiewaarde? Tja dan verdien je de investering dus nooit terug. Ik vind het knap als je dat in je business case zo durft op te nemen én geaccordeerd krijgt. Want samengevat gezegd. De keuze voor een ander EIM-platform, de migratie, de gebruikersadoptie en alles wat er nog meer bij komt kijken is geen rocket-science. Het is eigenlijk veel complexer dan dat. En nog erger, het werkt trager en kost veel meer geld.
Kijk naar wat wel werkt
Niets doen is ook niet de oplossing. In plaats van kijken naar wat er niet werkt, moet je kijken naar wat er wél werkt. Kijk bijvoorbeeld naar de achterkant. Houd die in stand. Indien het een actuele versie betreft, zullen er services beschikbaar zijn om de inhoud te gebruiken, aan te vullen etc. Als de services ontbreken, is het veelal een simpele aanpassing om ze alsnog tot de beschikking te krijgen. Je hebt dan een vertrouwd Content Services platform tot je beschikking. Vervolgens gebruik je een andere aanpak om het deel wat niet werkt, de voorkant, zodanig te vervangen dat wél aan de wensen van de gebruikers en de eisen van de organisatie wordt voldaan.
Hoe werkt Informatie Migratie 2.0?
Gebruik allereerst een low code platform om de voorkant te ver-appen. Zoals diverse toegepaste applicaties die op de desktop in de browser werken, maar ook op een mobiel of tablet. Elk voor een homogene gebruikersgroep met een specifieke functie. Bijvoorbeeld goedkeuringsverzoeken uit diverse bedrijfsprocessen. Of een initiatie van een zaak van een specifiek bedrijfsproces. Op de plek waar de aanleiding ontstaat of inzage tot het voor de gebruiker toegankelijke deel van documentatie. Voor zolang er toegang nodig is. Geen allesomvattend agglomeraat omdat het informatie uit dezelfde repository betreft. Geen enkelvoudige wijze van toegang. Want soms is een dossier/zaak al de logische toegang. Soms de tijd of simpelweg de herkomst.
Voordelen Informatie Migratie 2.0
Het bijkomend voordeel van deze aanpak is dat deze stuk voor stuk eenvoudig zijn in realisatie, onderhoud en gebruik. Hoewel er vele applicaties zullen ontstaan. Wijziging van de bedrijfsregels, nieuwe wetgeving of gebruikerswensen zijn snel en goedkoop door te voeren. Je kunt zo zelfs betere keuzes maken voor de ondersteuning van statische archivering, ongestructureerde samenwerking en het gestructureerde zaak-gericht werken. Bovendien zijn low code platformen zoals die van OutSystems en Mendix ideaal wanneer je een hoge betrokkenheid van de gebruikersorganisatie wil. Of moderne werkwijzen als SCRUM of DevOps wil gebruiken of af wil van dure risicovolle maatwerk oplossingen in bijvoorbeeld Java.
En stel dat je tóch naar een andere EIM-platform wilt. Puur hypothetisch. Je weet al dat het duur, tijdrovend en dus niet verstandig is. Ook dan kun je natuurlijk alleen de content services van de achterkant implementeren in je nieuwe voorkeursmerk en de voorkant met een low code platform.
Zet de juiste stap naar EIM-migratie
Kortom, wees verstandig en pareer de drang van migratie door je verstand te gebruiken. Informatie Migratie 2.0 is de verstandige aanpak door je niet blind te staren op wat niet werkt. Bouw wat wel werkt juist uit. Met moderne technologie in een rap tempo. Het bespaart niet alleen tijd en geld. Het geeft bovendien een enorme duw in de rug bij jouw digitale transformatie.
Want in de basis begint het met deze stappen:
- Positioneer je huidige EIM repository als Content Services repository
- Vervang je gebruikersinterface(s) met ‘single purpose’ applicaties op een low code platform
Sta jij aan de vooravond van een EIM-migratie? Bij ons vind je een luisterend oor om te kijken wat voor jouw organisatie de beste stap voorwaarts is.
Meer weten over het migreren van een Enterprise Information Management Systeem?
