Overstappen van Excel naar Low Code

29-09-2022
Van Excel naar Low Code

Deze klanten gingen je al voor

Er is een duidelijke trend zichtbaar: zet Excel om naar applicaties op een Low Code of No Code platform. Menig low-code & no code leverancier zal dit aan jouw bedrijf beamen. Toch blijft het overstappen naar een andere applicatie altijd lastig. Je zult je vast afvragen waarom het overstappen van Excel naar een low code applicatie de juiste keus is. Trends zijn signalen om jezelf de vraag te stellen: moet ik hier wat mee en zo ja, wat? Je zult allereerst voor jezelf moeten vaststellen of dit voor jou relevant is. Zoals bijvoorbeeld de kwestie welke kritische bedrijfsprocessen gebruikt jouw organisatie. Het vraagstuk waar ik in dit artikel graag antwoord op geef is dan ook: waarom is het vervangen van Excel applicaties door apps op een Low Code platform zinvol?

Houston, We have a problem

Om uit te leggen hoe relevant deze zaak is, gebruik ik graag de volgende anekdote. Hiervoor neem ik je graag mee terug in de tijd naar 1970. Apollo 13 was de vijfde bemande missie naar de Maan, voor het uitvoeren van de derde maanlanding in het kader van het project Apollo. Twee dagen na de lancering ontplofte op 13 april 1970 een zuurstoftank. Commandant Jim Lovell sprak beheerst de historische woorden: “Okay Houston, I believe we’ve had a problem”. Samen met het NASA Mission Control Center in Houston is alles tot een goed einde gebracht en stonden de astronauten op 17 april weer veilig op aarde. Die historische woorden zijn sindsdien een eigen leven gaan leiden in de tegenwoordige tijd: “Houston, we have a problem”. En die variant is in vele organisaties zeker van toepassing op het gebruik van Excel in bedrijfskritische processen.

7 risico’s van Excel in bedrijfskritische processen

CardoAI heeft onderzoek gedaan naar risico’s in het gebruik van Excel voor investeerders. Ik zal niet zeggen dat dit de enige risico’s zijn, maar deze 7 illustreren wel waarom er een (latent) probleem is.

  1. 89% van de spreadsheets bevatten fouten en niemand die het zal zien;
  2. Beveiligingsrisico’s bij het verwerken van privacygevoelige informatie;
  3. Geen tot onvoldoende mogelijkheden voor integratie met stamdata;
  4. Dagelijks wordt een oneindige hoeveelheid versies van hetzelfde bestand overal en nergens aangemaakt en bewaard;
  5. Toegangscontrole en bewerkingsrechten ontbreken; Geen audit rail;
  6. Beperkt in de hoeveelheid te verwerken data;
  7. Werking en gebruik meestal niet gedocumenteerd noch bekend bij anderen.

Gevolgen risico’s

Het wordt nog interessanter wanneer je ziet welke gevolgen deze risico’s kunnen hebben. Een aantal voorbeelden:

  • JP Morgan verloor meer dan $ 6 miljard in het handelsincident “London Whale”, dat onontdekt bleef vanwege spreadsheetfouten in hun Value at Risk-model;
  • Fidelity heeft het netto kapitaalverlies in een van hun belangrijkste Amerikaanse fondsen met $ 2,6 miljard verkeerd berekend vanwege een ontbrekend minteken in een spreadsheet;
  • Fannie Mae heeft hun eigen vermogen met $ 1,1 miljard verkeerd weergegeven vanwege een onnauwkeurig Excel-bestand;
  • Barclays leed grote financiële verliezen nadat ze erachter kwamen dat ze 179 ongewenste contracten hadden gekocht in de Lehman-liquidatie omdat ze niet waren verwijderd, maar alleen verborgen in een Excel-bestand;
  • Een onderzoek uit 2015 door Hermans en Murphy-Hill onderzocht de e-mailarchieven van Enron. Ze ontdekten dat 10% van alle e-mails Excel-bestanden bevatte of besprak en dat maar liefst 24% van deze spreadsheets formulefouten bevatte.

Nu is jouw organisatie qua omvang wellicht niet vergelijkbaar met JP Morgan, Fannie Mae of Barclays. Waardoor de genoemde bedragen ook lager uitvallen. Maar is de impact ook lager? Ik denk dat die net zo groot is. Ook jij wil fouten met een relatief vergelijkbare impact voorkomen omdat je simpelweg dat geld liever voor nuttige zaken besteed.

Troost: Je kon het niet voorkomen

Ik denk dat het een troostende gedachte is, dat men dit in de genoemde voorbeelden niet had kunnen voorkomen. En dat zal ook voor jou gelden. Waarom? Daarvoor zie ik onder andere deze redenen:

  • De Excel applicaties zijn vaak ontstaan in een tijd waar de keuze beperkt was tussen Excel (desnoods Microsoft Access) en serieuze IT-oplossingen. Oplossingen waarbij de inhoud van de applicatie op dat moment de inspanning in tijd en geld van de IT-organisatie niet rechtvaardigde.
  • Vaak groeien dergelijke Excel applicaties organisch van iets kleins en simpels tot iets groots en complex.
  • Veel van de Excel applicaties zijn onzichtbaar voor de buitenwacht waardoor de ‘one-man-band’ onontdekt wordt.
  • Soms is het onderdeel van een groter probleem wanneer de modernisering van IT te lang achterblijft bij de behoefte van de business.

One-man-band

Laten we er een voorbeeld bij nemen. De one-man-band, het eenmansorkest. Er is een perfecte oplossing gemaakt in Excel en die voldoet aan alles wat er nodig is. De medewerker houdt de oplossing in stand en de business profiteert ervan. Niemand die de details goed kent en niemand die de urgentie heeft om er wat aan te veranderen. Nog niet…

De tijd verstrijkt en dan opeens is er een urgentie die vaak in één van drie smaken komt.

  1. De medewerker gaat met pensioen.
  2. De medewerker heeft een nieuwe baan elders.
  3. De medewerker wordt langdurig ziek of komt te overlijden.

Van urgentie naar handelen

Steeds meer organisaties erkennen het probleem van Excel – vaak ook in samenhang met Schaduw IT. Nu zijn er verschillende alternatieven voor Excel waarmee je de geschetste urgentie kunt beteugelen. Om bij de gesignaleerde trend te blijven, kijk ik specifiek naar het inzetten van een Low Code platform om handelend op te treden. Met de opkomst van Low Code platformen is een alternatief ontstaan en werd ook het fenomeen Citizen Developer geboren. Gartner heeft hiervoor een goede definitie gegeven. Een Citizen Developer is een werknemer die applicatiemogelijkheden creëert voor gebruik door zichzelf of anderen. Met behulp van tools die niet actief verboden zijn door IT of business units.

Van Excel naar Low Code

Handelen om de urgente problemen weg te nemen is echter niet zo simpel als het hebben van een Low Code platform waar de Citizen Developer mee aan de slag gaat. Waarom? Omdat een Low Code platform uiteindelijk net zo risicovol is als Excel wanneer er geen toezicht op die Citizen Developer is. Daarnaast is een dergelijk platform tot veel meer in staat dan alleen de wensen van Citizen Developers.

Wat dan wel?

Daarom adviseer ik jou om te kiezen voor een model dat ik “Rapid Development onder Architectuur” noem. In dit model werken de Citizen Developer en de Pro-Developer samen. Beide personen in hun eigen kracht. Daarmee kun je op gecontroleerde wijze omgaan met – onder andere – de potentiële risico’s van onderhoudbaarheid en hergebruik. Daarmee kun je op de juiste manier integreren met databronnen in jouw organisatie. Of zelfs daarbuiten. Zodat de integriteit van informatie wordt gewaarborgd. Bovendien wordt er zo voldaan aan wet- en regelgeving ten aanzien van privacy. Daarmee zorg je voor governance waarin je met elkaar afspreekt hoe bepaalde zaken worden afgehandeld. Zoals de – op het oog eenvoudige – aspecten van vastlegging van namen, adressen en dergelijke. En wellicht de belangrijkste: het is onderdeel van je algehele digitale transformatie.

Meer weten over de gestructureerde aanpak om van Excel te transformeren naar Low Code? Neem contact met ons op. We bespreken graag de mogelijkheden om jouw Excel naar een low code applicatie te vertalen.

Meer weten over van Excel naar Low Code?

Lees onze andere blogs

Deze website gebruikt cookies

Met deze cookies kunnen wij en derde partijen informatie over jou en jouw internetgedrag verzamelen, zowel binnen als buiten onze website. Op basis daarvan passen wij en derde partijen de website, onze communicatie en advertenties aan op jouw interesses en profiel. Meer informatie lees je in ons cookie statement.

Accepteren Afwijzen Meer opties

Deze website gebruikt cookies

Met deze cookies kunnen wij en derde partijen informatie over jou en jouw internetgedrag verzamelen, zowel binnen als buiten onze website. Op basis daarvan passen wij en derde partijen de website, onze communicatie en advertenties aan op jouw interesses en profiel. Meer informatie lees je in ons cookie statement.

Functionele cookies
Arrow down

Functionele cookies zijn essentieel voor het correct functioneren van onze website. Ze stellen ons in staat om basisfuncties zoals paginanavigatie en toegang tot beveiligde gebieden mogelijk te maken. Deze cookies verzamelen geen persoonlijke informatie en kunnen niet worden uitgeschakeld.

Analytische cookies
Arrow down

Analytische cookies helpen ons inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken. We verzamelen geanonimiseerde gegevens over pagina-interacties en navigatie, waardoor we onze site voortdurend kunnen verbeteren.

Marketing cookies
Arrow down

Marketing cookies worden gebruikt om bezoekers te volgen wanneer ze verschillende websites bezoeken. Het doel is om relevante advertenties te vertonen aan de individuele gebruiker. Door deze cookies toe te staan, help je ons relevante inhoud en aanbiedingen aan je te vertonen.

Alles accepteren Opslaan

Ontdek onze QSEH Star