Sommige organisaties hebben maar één reden nodig voor Informatie Governance: compliance. Zeg AVG en het budget klotst tegen de muren. Is dat niet jouw werkelijkheid? Prijs jezelf gelukkig! Informatie Governance is geen snelle fix maar een fundament. Dat fundament moet er zijn voor de lange termijn en voor alle uitdagingen waar jouw organisatie mee te maken heeft. Ik neem je graag mee in mijn gedachten om dat fundament een gezicht te geven.
Herinner je deze nog?
Er is een tijd geweest dat je de business case voor Enterprise Content Management (ECM) kon bouwen op het sneller vinden van de juiste informatie. Het sneller vinden rekende je om naar geld. Door een uurtarief te vermenigvuldigen met de gestelde tijdwinst van 30 minuten per dag. Die vermeende tijdwinst realiseer je mede door een goede Informatie Governance. En wat liet je voor het gemak maar even buiten beschouwing? Dat de gemiddelde collega die tijdwinst vervolgens niet zodanig nuttig besteedt dat ergens anders een positieve bijdrage kon worden gerealiseerd. Tijdwinst was en is dus geen reden voor ECM. Met dat in mijn achterhoofd kijk ik naar jouw 4 redenen voor Informatie Governance.
Compliance. To be or not to be?
In landen waar een stevige aanklachtcultuur heerst, krijgt het voldoen aan wet- en regelgeving – of kortweg: compliance – bovengemiddelde aandacht. Een goede Informatie Governance maakt het eenvoudiger om je aan die wetten en regels te houden. Waardoor rechtszaken worden voorkomen. Toch is ook compliance op zich geen reden voor Informatie Governance. Dat leg ik je graag uit.
Compliance is in de meeste gevallen een negatief vertrekpunt. Gebaseerd op het vermijden van risico’s. Als je maar voldoet aan alle wetten en regels, dan kan jou niks gebeuren. Dat is alsof je besluit om geen kaarsen aan te steken bij een romantisch diner. Of dat je niet gezellig met je partner bij de open haard opwarmt na een winterwandeling. Dan wel je niet met je vrienden het leven vieren tijdens een BBQ. Want beeld je eens in dat een vonkje vuur overspringt en je huis in vuur en vlam zet. Nee, niet doen… Maar dat is waarom je een verzekering hebt tegen de gevolgen van brand. Niet omdat je wil dat er brand komt, maar omdat je zo de gevolgen van brand binnen de perken houdt. Dat heet Leven.
Zo is er ook Ondernemen. Je kunt niet ondernemen als je alle risico’s wilt uitsluiten. Elke organisatie maakt dus weloverwogen afwegingen. Allereerst tussen de kans dat een risico een probleem wordt. Ten tweede de beperkingen die het voorkomen van het risico met zich mee brengt. En als laatste ook de kosten die gemaakt moeten worden om dat probleem op te lossen. Daarom kies ik ervoor om compliance niet op te nemen in jouw vier redenen. Voel je vrij om het als vijfde reden mee te nemen als het past voor jouw organisatie.
Kwaliteitssysteem voor zuivere brandstof
Informatie Management moet jouw organisatie ondersteunen in het ondernemen. In het zaken doen. Want dat is waarom je bedrijf bestaat. Om dat bestaan een gouden toekomst te bieden is er meer nodig dan Informatie Management maar informatie is tegenwoordig wel de brandstof die onontbeerlijk is. Informatie Governance is dan het kwaliteitssysteem om die brandstof zuiver te houden.
Vier redenen om Informatie Governance serieus te nemen?
- Gemeenschappelijke taal;
- Eigenaarschap;
- Dienstverlening;
- Technologie.
1) Gemeenschappelijke taal
Als iets een open deur is én het meest lastige om te bereiken naar mate de organisatie groter wordt, is het maken van afspraken over hoe je iets noemt en hoe je dat dan vastlegt. Een simpel voorbeeld dat ik nogal eens tegenkom bij Citizen Developers – zeg maar Excel 2.0 – is de wijze waarop een naam wordt vastgelegd. Wordt in het attribuut ‘Achternaam’ de geboortenaam vastgelegd of de gekozen naam van een van beide partners in een huwelijk of partnerschap? Wanneer twee bedrijfsonderdelen daar verschillend mee om gaan, kan informatie lastig aan elkaar gerelateerd worden. Dat zie je vaak pas na een tijdje als er een nieuwe chaos is ontstaan. Die noemen we gekscherend Excel 2.0 omdat veel bedrijven toch al worstelen met een grote hoeveelheid informele Excel sheets die het bedrijf draaiende houden.
Een ander voorbeeld. Meer dan 25 jaar geleden heb ik al felle discussies meegemaakt bij ABN AMRO over de definitie van het begrip ‘Account’. Is dat één rekeningnummer? Zijn dat de rekeningnummers die toebehoren aan één klant? Of is dat nog ruimer: de samenstelling van klanten die juridisch en of fiscaal als één geheel moeten worden gezien? De verschillen van inzicht zijn in feite niet zo belangrijk. Zolang je maar weet dat bedrijfsonderdeel A er op manier 1 tegenaan kijkt en bedrijfsonderdeel B er op manier 2 tegenaan kijkt. Met die kennis kun je dezelfde taal gaan spreken. Natuurlijk is harmonisatie ideaal, maar verlies het doel niet uit het oog: elkaar begrijpen. Pas dan kun je efficiënter samenwerken.
2) Eigenaarschap
Nog zo’n open deur: wie is eigenaar van de informatie? Een potentieel wespennest. In veel organisaties resulteert eigenaarschap in verantwoordelijkheid (positief) of macht (negatief). Als Information Professional ben je op zoek naar duidelijkheid in het eigenaarschap. Iedereen kan zeggen dat de Gemeenteraad heeft ingestemd met een voorstel, maar zo lang dat niet in de notulen staat (en heel zuiver, de notulen van de vergadering niet zijn goedgekeurd) mag je daar eigenlijk niet van uit gaan. Iedereen die aanwezig was weet het, maar de Gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de notulen en die is dus eigenaar van dat document.
Feitelijk zijn alle vormen van notulen die niet door deze eigenaar zijn vastgelegd, waardeloos. Ze mogen, nee ze moeten, genegeerd worden. Met een goede Informatie Governance zorg je er niet alleen voor dat je weet wie eigenaar is van welke informatie, maar ook wie het waarom en wanneer gebruikt. Dit zijn veelal de plekken waar je een kopie of eigen versie van de informatie vindt. Los dit op door binnen je Informatie Governance te kiezen voor een goed model om toegang tot informatie te regelen.
3) Dienstverlening
Informatie Management draait steeds meer om het kunnen leveren van een goede Customer Experience (CX). Niet alleen voor de interne klant, maar ook de externe klant. De koper van jouw diensten of producten. De aanschaf daarvan gaat gepaard met het uitwisselen van veel informatie. Hoe accurater, specifieker, vollediger en sneller die informatie is, des te groter is de kans dat een potentiële klant, een klant wordt en een bestaande klant ook klant blijft. Meer en meer klanten zullen in hun beslissingen de CX mee laten wegen. Als je drie pogingen nodig hebt om een goede offerte uit te brengen doordat je informatiehuishouding niet op orde is, dan sta je al met 1-0 achter.
Een andere vorm of jezelf op achterstand te zetten is het delen van verkeerde informatie. Hiervan bestaan vele smaken zoals: achterhaald, inhoudelijk onjuist, te vroeg (embargo) of niet voor de lezer bestemd. Niet alleen in de B2C wereld, maar ook voor B2B draait het nog altijd om de verpakking en minder om de inhoud. Niet het beste product wint, maar het product dat goed genoeg is en het best verpakt – lees in deze context: voorzien van de juiste informatie.
4) Technologie
Zoals je al eerder hebt gelezen, is informatie de brandstof. Technologie is de motor. De technologische ontwikkelingen gaan snel en geven jouw organisatie nieuwe en ongekende mogelijkheden. Mits de informatie daarvoor klaar is. Technieken als Machine Learning (ML), Robotic Process Automation (RPA) en Artificial Intelligence (AI) kunnen alleen succesvol zijn wanneer de informatie daarvoor klaar is. Even los van de vraag of Citizen Development geschikt is voor eindgebruikers die te weinig kennis hebben van data modelering en het organiseren van informatie. De techniek van No Code en Low Code vraagt om duidelijkheid in je informatiehuishouding. Die kun je bereiken via Informatie Governance.
In dit kader moet ik je ook nog wijzen op Hyperautomatisering. Dit is een business gestuurde, gedisciplineerde aanpak die jouw organisaties gaat gebruiken om snel zoveel mogelijk bedrijfs- en IT-processen te identificeren, door te lichten en te automatiseren. Hyperautomatisering omvat het georkestreerde gebruik van meerdere technologieën, tools of platforms, waaronder:
- Kunstmatige intelligentie (AI)
- Machine Learning (ML)
- Gebeurtenis-gestuurde software-architectuur
- Robotic Procesautomatisering (RPA)
- Business process management (BPM) en intelligent business process management suites (iBPMS)
- Integratieplatform als een service (iPaaS)
- Low-code/no-code tools
- Kant-en-klare software
- Andere soorten besluitvormings-, proces- en taak-automatiseringstools
Wil je hier meer over lezen, download dan onze gratis whitepaper over Hyperautomation.
Tot slot
De vier redenen die aanleiding zijn om Informatie Governance serieus te nemen zonder te dreigen met compliance, faciliteren samen een veelvoud aan afgeleide redenen. Betere besluitvorming is zo’n afgeleide reden. Informatiebeveiliging is een ander. Afhankelijk van de stand van zaken in jouw organisatie kan het zijn dat zo’n afgeleide reden de deur kan open en het vliegwiel gaat zijn voor Informatie Governance. Hoe je het ook wil aanpakken, kies de positieve weg die bijdraagt aan het succes van de onderneming.
Desnoods doen we het samen. Werken we er als een tandem aan. Zetten we er samen de schouders onder op weg naar een betere toekomst voor de informatie in jouw organisatie. Meer weten over de verschillende mogelijkheden, neem contact met ons op. We leggen je de door ons genoemde vier redenen voor Informatie Governance graag uit.
Meer weten over Informatie Governance?
