Het beheer van de volledige levenscyclus van informatie voor formele vergaderingen is complex. Dat kunnen wekelijkse bijeenkomsten zijn van het College van Burgemeester en Wethouders, de Gemeenteraad of van het C-level bestuursvergaderingen voor een grote onderneming.
Deze bijeenkomsten zijn erg formeel. Niet alleen over hoe de agenda is opgesteld, maar ook over het proces voordat een motie op de agenda kan worden geplaatst. Sommige moties weerspiegelen een zekere urgentie en zullen een variatie op het proces doorlopen. Af en toe brengt iemand een dossier letterlijk onder zijn of haar arm mee naar de vergadering. Misschien vanwege vertrouwelijkheid, misschien omdat 5 minuten voor aanvang van de vergadering de wereld op haar kop stond. En dit alles moet worden weerspiegeld in de definitieve agenda.
Tijdens de vergadering wordt één motie zonder verdere discussie goedgekeurd. Een ander leidt tot een lang debat of wordt zelfs uitgesteld. Maar wat als de indiener van de motie plotseling afwezig is? Verplaatsen deze moties zich naar de volgende vergadering? Elk type resultaat leidt tot een eigen vervolgproces.
Die follow-up omvat het publiceren van de uitkomst. En niet te vergeten de uitdaging van archiveren.
Gecontroleerde dossier opbouw
Content niet alleen verborgen in documenten maar als (meta)data
Flexibel goedkeuringsproces voor dossiers en agenda
Gestructureerde agenda
Transparante besluitvorming en inzage resultaten
Uitbreidbaar via configuratie en integratie
