Verbeter de kwaliteit van de bestuurlijke besluitvorming

Amsterdam, de hoofdstad van Nederland is de grootste gemeente van Nederland. Binnen de gemeente heeft Bestuur & Organisatie als taak de verbinding tussen bestuur, de stad en de gemeentelijke organisatie te ondersteunen en te verbeteren. Er werken 17.000 mensen en er zijn achthonderd personen betrokken bij bestuurlijke besluitvorming. Er zijn 25 verschillende directies, acht bestuurders, zeven stadsdelen en die hebben allemaal overleg.

Meer informatie?

    Volledige naam

    Zakelijk e-mailadres

    Vraag

    Ter ondersteuning van de besluitvormingsprocessen bij vergaderingen van het College B&W, de commissies en de Raad, wordt gebruik gemaakt van Andreas. Dit informatiemanagementsysteem was verouderd en werd als zeer gebruiksonvriendelijk ervaren. Omdat vervanging van dit systeem niet lukte, werd Informed Group benaderd om een herontwerp te doen van de bestaande applicatie. Deze was opgebouwd vanuit Documentum. De vraag die de gemeente Amsterdam ons stelde was: Hoe richten we onze informatievoorziening zo ordentelijk mogelijk in zodat de kwaliteit van de bestuurlijke besluitvorming verbetert?

    Oplossing

    Na een uitgebreide procesanalyse hebben we een herontwerp gemaakt van alle processen. Dit advies is vertaald naar een mock-up. Hiermee konden we heel duidelijk laten zien hoe onze stabiele en veilige totaaloplossing eruit moest komen te zien: Gebruikersvriendelijk, flexibel en volledig ondersteunend aan het politieke proces. Vanuit dit functioneel ontwerp zijn we stap voor stap gaan bouwen met Documentum xCP en hebben we alle betrokkenen opgeleid en getraind. In deze klantspecifieke applicatie hebben we twee van onze eigen producten toegevoegd: De Metadata Publishing Tool en SPA4D. Met de Metadata Publishing module kunnen gebruikers gemakkelijk informatie uit Documentum extraheren en PDF-inhoud in elk gewenst formaat creëren. En met SPA4D, een SharePoint add-inn, vindt er een goede integratie plaats tussen Documentum en Microsoft Office 365. De ondersteuning bestaat nu onder andere uit digitale voordrachten met onderliggende dossiers, het samenstellen van de gecontroleerde agenda’s en het verwerken van de uitslagen. Alles is gestandaardiseerd en iedereen werkt met dezelfde templates.

    Resultaat

    Vanuit een fixed price opdracht zijn we in staat geweest om dit project, stap voor stap vanuit herbruikbare bouwblokken, binnen 16 weken, op te leveren. Vanaf het moment dat Andreas 2 draaide, is de kwaliteit van de bestuurlijke besluitvorming bij de gemeente Amsterdam verbeterd. Vanaf het begin was het heel duidelijk dat de het succes van dit project ontstond vanuit de nauwe samenwerking tussen de business, de IT-afdeling en Informed Group als partner. Met als resultaat dat de samenwerking is vastgelegd in een blijvende raamovereenkomst.

    “Informed Group heeft veel inhoudelijke kennis die wij in dit proces graag gebruiken. Zoals archivering, versiebeheer en classificatie. Daarnaast onderscheiden de betrokken consultants zich ook vanuit hun menselijke kant. Ze leveren gewoon een kwalitatief goed product.”

    MARTIJN VERHOEF
    Project Manager

    Klantverhalen

    Bestuursdienst Amsterdam

    Lees Meer

    Intergouvernementeel

    Lees Meer

    P-Direkt

    Lees Meer

    KLM

    Lees Meer

    ONZE OPLOSSINGEN

    Consultancy

    Totaaloplossingen

    Oplossingen

    Producten

    Trainingen

    Blog