Alle medewerkers goed in beeld

P-Direkt is dé innovatieve HR-dienstverlener van en voor de Rijksoverheid. Zij zorgen dat meer dan 120.000 rijksambtenaren hun personeelszaken zo veel mogelijk zelf kunnen regelen. Van verlof tot salaris en van indiensttreding tot reorganisatie.

Vraag

Vanuit het agile principe wil P-Direkt zich profileren als een modern, efficiënt, betrouwbaar en direct toegankelijk HR-shared service center. Allereerst moet de bestaande salarisadministratie worden geüpgraded zodat het minder complex is. Daarnaast moet de bestaande oplossing voor privacygevoelige personeelsprocessen en -dossiers veilig worden omgezet naar een nieuwe oplossing in eigen huis. En met behulp van een acces oplossing beschikbaar zijn voor de hele rijksoverheid. De vraag luidde als volgt: Hoe zorgen we voor een verbetering van de efficiëntie, effectiviteit en kwaliteit van het HR-gerelateerde informatiemanagement systeem? Waarbij het bovendien moet voldoen aan de eisen van de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Oplossing

De salarisadministratie werd vanaf het begin in 2007 al ondersteund door Documentum. Zo waren we dus al betrokken als toegewijd partner van dit systeem. Nu werd opnieuw om ons advies gevraagd. We stelden voor om het bestaande platform uit te breiden. Naast een upgrade van deze informatiebackbone voor ongestructureerde content, wilden we dus ook de HR-processen ondersteunen door middel van flexibele casemanagementtoepassingen met een uitstekende gebruikerservaring die voldoet aan de gestelde kernwaarden.

Als eerste hebben we een procesanalyse uitgevoerd. Op basis hiervan vond er een verbeterslag plaats van de procesflows. Vervolgens is er in samenwerking met de Product Owners een zogeheten Businesss Blueprint (BBP) opgesteld. Dit is een document waarin de functionele wensen en eisen van de applicatie staan beschreven. Vervolgens zijn er ontwerpen (Mock-ups) gemaakt en gepresenteerd. Deze lieten zien hoe de nieuwe release er uiteindelijk uit moest komen te zien. De vereisten hierbij waren flexibiliteit, logica, privacy en veiligheid. Met nog een belangrijke aanvullende vereiste: de gebruikersinterface moest aansluiten op de huisstijl van de rijksoverheid. De upgrade en migratie is in delen opgeleverd. Dit hebben we uitgevoerd met Documentum en zijn xCelerated Composition Platform (xCP). Inclusief ons eigen product de Metadata Publishing Tool. Daarnaast maakten we een verbinding met het al draaiende SAP-HR-systeem.

Alle HR-processen om medewerkers goed in beeld te brengen zijn vanuit change management gerealiseerd. Van standaard naar eigen processen en terug naar inhouse. Zoals de P-Direkt app, het elektronische personeelsdossier en het P-Direktportaal dat gekoppeld is aan het overkoepelende intranet van rijksoverheid met informatie over de arbeidsvoorwaarden.

Meer informatie?

    Wij nemen je privacy serieus en gebruiken jouw persoonsgegevens alleen om de producten en services te leveren die je bij ons opvraagt of daar direct aan gerelateerd zijn. Lees hier ons volledige cookie- en privacybeleid.

    Resultaat

    Dankzij het toegespitste Documentum xCP is de HR-dienstverlening nog efficiënter, effectiever en beproefder geworden. Dit bespaart de overheid jaarlijks aanzienlijk veel geld. Dit komt doordat de personeelskosten zijn verlaagd en er minder administratieve handelingen worden verricht. Bovendien zijn er vanwege de digitalisering en standaardisatie geen papierwerk en formulieren meer nodig. Omdat we zo veel weten van de HR-processen die telkens vernieuwen, is een aantal van onze consultants daar nog dagelijks werkzaam. Daarnaast worden onze oplossingen ook ingezet bij andere overheidspartners zoals de Belastingdienst.

    Arjan Schaaf

    “Complimenten voor de unieke expertise en toewijding van de Informed Group consultants. Ze bijten zich er echt in vast en laten het pas los als het gewenste resultaat is bereikt.”

    ARJAN SCHAAF
    CIO bij P-Direkt

    Klantverhalen

    Bestuursdienst Amsterdam

    Lees Meer

    Intergouvernementeel

    Lees Meer

    P-Direkt

    Lees Meer

    KLM

    Lees Meer

    ONZE OPLOSSINGEN

    Consultancy

    Totaaloplossingen

    Oplossingen

    Producten

    Trainingen

    Blog