Sinds de opkomst van ChatGPT en andere AI-diensten is kunstmatige intelligentie niet meer uit ons werkende leven weg te denken. Dat kwam eerder al naar voren in de jaarlijkse AIIM Conference van 2023 in New Orleans, waar dit onderwerp in vrijwel iedere presentatie aan bod kwam. In deze blog blikt onze Business Analist Ed Steenhoek nog één keer terug op de belangrijkste bevindingen.
Wat is AIIM?
AIIM is een vereniging van informatieprofessionals die al meer dan 80 jaar bestaat. Het is hun doel om hun leden te ondersteunen op het gebied van kennis, kunde en visie met betrekking tot informatie. Onderdeel hiervan is ook de formele accreditatie als Certified Information Professional (CIP).
De vereniging kent een beperkt aantal vaste medewerkers en leunt op ingebrachte expertise via haar Board of Directors, Leadership Council en leden via speciale projecten zoals de CIP Task Force voor het actualiseren van het CIP-examen.
Met Tori Miller Liu als nieuwe nieuwe CEO is er een belangrijke stap genomen: het tegen het licht houden van doelstellingen en werkwijzes. In de Leadership Council van AIIM heb ik samen met de andere leden en de Board of Directors daarover van gedachten gewisseld.
De AIIM Conference
De jaarlijkse AIIM Conference geeft inzicht in de ontwikkelingen in het vakgebied, de ervaringen van leden in het werken als information professional en nuttige vaardigheden. AIIM volgt een vast format waarbij er, naast keynotes en presentaties van de sponsoren, voldoende ruimte is voor experts uit het veld om hun verhaal te doen. De deelnemers kwamen uit 28 verschillende landen. De sponsoren zijn bekende namen zoals Microsoft, OpenText, IBM, Iron Mountain, AvePoint en KnowledgeLake.
Opvallend bij zowel de sponsoren als de onderwerpen van de sprekers, was het hoge Microsoft-gehalte. Of het nu ging om Information Governance, Information Security of Records Management, de kans was groot dat het qua techniek terug te voeren was op Microsoft. Toch waren er voldoende sessies waar de Information Professional op functioneel gebied wat kon leren. Zo was er een presentatie over documenteren en over storytelling. Belangrijk onderdeel van de AIIM Conferentie is ook de interactie tussen deelnemers, zoals met rondetafelgesprekken. Ook in de wandelgangen, de lunch en de receptie heerst er een zeer open sfeer en toont iedereen interesse in jouw werkzaamheden en expertises. Voor mij zijn deze gesprekken goud waard.
Daarnaast zagen we opnieuw een groei in het aantal deelnemers. Een zeer positieve ontwikkeling, nu we weer fysiek bij elkaar mogen komen.
De AI-dilemma’s
We staan aan het begin van een nieuwe revolutie die de wereld van Information Management hard raakt. En daarover zijn veel vragen en er is veel onzekerheid. De een verwacht dat AI straks de taak van Records Manager helemaal overneemt. De ander durft dat niet aan. En laten we eerlijk zijn, het automatisch vernietigen van informatie aan het einde van haar levensduur, zonder menselijke tussenkomst, vinden we heel erg spannend en doen we liever niet. Maar kunnen we nog wel anders als de hoeveelheid informatie maar blijft toenemen?
Hetzelfde geldt voor classificatie. Kan dat helemaal met AI? Of wat te denken van Capture? Een normale implementatie van een OCR-project impliceert het hebben van een grote hoeveelheid voorbeelddocumenten om de OCR-motor te leren herkennen welke informatie waar in het document staat. In Noorwegen dacht men dus dat het aanbieden van de nationale archieven om de Large Language Models van GPT te laten leren, nuttig zou zijn. Maar dat punt is AI allang gepasseerd. We zijn aangekomen bij het moment dat je de gekste dingen kunt vragen en relatief normale antwoorden terugkrijgt. AI snapt het allemaal zelf. Dit is dus een revolutie in de wereld van Capture. En besef wel dat hierbij zeker een nuance te maken is tussen wat AI kan en welke subset ChatGPT daarvan laat zien.
Toch zijn er ook veel vragen over ethische kwesties, zoals toegangsbeveiliging. Want wat gebeurt er als je een vraag aan een AI-tool stelt over informatie waar je niet bij mag? Krijg je dan een onjuist of onvolledig antwoord? Daar zijn nog flink wat onduidelijkheden over. Wel moet je altijd bedenken dat je op zoekmachines niet alle resultaten krijgt en je soms op het verkeerde been wordt gezet. Dat is alleen iets wat we al weten. Van AI verwachten we nu nog de waarheid…
En verder?
Je zou door alle AI-onderwerpen denken dat het niet meer over Informatiemanagement ging, maar niets is minder waar. Zo waren er sessies over Information Governance, Records Management of migratie van merk A/B/C naar Microsoft, maar dan alleen vanuit de gebruikersorganisaties. Dat neemt niet weg dat sponsoren keurig consequent hun AI-mogelijkheden aanprezen. Je moet immers vraag creëren.
Daarnaast bracht AIIM een nieuwe versie van hun State of the Industry uit.
Wat dit rapport uniek maakt, is dat nu ook onderzoek gedaan is buiten de eigen leden over onder meer het gebruik van de termen informatie en data. Wat bleek? De information professional gebruikt bij voorkeur de term ‘informatie’. De buitenwacht noemt dezelfde ‘content’ juist data. Bedenk dus goed van tevoren wie je gesprekspartner is en pas je woordkeuze hierop aan.
Een andere conclusie uit het rapport was dat de focus voor het doen van Informatie Management dit jaar uitkwam op Customer Service. Het versloeg daarmee Costs & Productivity.
John Mancini, voormalig directeur van AIIM, kwam met een andere wetenswaardigheid. Over het afgelopen jaar zocht men in de Verenigde Staten vier keer zo vaak naar Content Management en Records Management als naar Information Governance. Sinds de publiekelijke beschikbaarheid van ChatGPT wordt daar sinds vijf maanden vervolgens acht keer zo vaak naar gezocht. Een wetenschappelijk verantwoorde conclusie is wellicht niet mogelijk, maar het is overduidelijk dat AI veel teweeg brengt.
Zoals gezegd was de rode draad in de conferentie toch wel AI. De gesprekken gingen zowel over de mogelijkheden als de gevaren ervan.
AI bij Informed Group
Doordat alle AI-ontwikkelingen zichzelf in rap tempo opvolgen, kijken we bij Informed Group inmiddels ook naar het potentiële gebruik van AI bij onze producten. Eén van deze producten is QSEH Star, waarmee je processen en prestaties in de branches Quality, Safety, Environment en Health beheert en verbetert.
Wil je weten wat mogelijkheden zijn voor AI binnen QSEH Star? Klik dan op de onderstaande button voor meer informatie.
