Welkom in de wereld van Workflow Management, waar termen als BPM, IBPMS, RPA en Orchestration regelmatig de kop opsteken. Maar te midden van deze steeds evoluerende terminologie rijst de vraag: wat is nu eigenlijk de kern van Workflow Management en waarom is het relevant voor jou? Ontdek hoe Workflow Management de sleutel is tot een gestroomlijnde en efficiënte digitale transformatie.
De meerwaarde van procesondersteuning
Kort gezegd draait het om het ondersteunen van taken binnen bedrijfsprocessen met geautomatiseerde tools. Workflow Management streeft naar procesoptimalisatie, met als doel het verbeteren van het gehele ketenproces. De mogelijkheden reiken zelfs zo ver dat repetitieve taken volledig geautomatiseerd worden (RPA), en beslissingen steeds vaker worden genomen op basis van historische statistieken en business rules engines (Adaptive Case Management).
Wat is de meerwaarde van procesondersteuning? Elke gebruiker van Workflow Management heeft zijn eigen eisen en wensen, maar in de kern draaien ze om het efficiënter werken, het verminderen van fouten, het vermijden van herhaal taken, het prioriteren en uitvoeren van taken en het verkrijgen van beter inzicht en controle over de kernprocessen in realtime. Hoewel het theoretisch mogelijk is om Workflow Management uit te voeren zonder een Workflow Management Systeem, zijn deze tegenwoordig vrijwel altijd met elkaar verbonden in de moderne wereld.
De digitale transformatie
Overal hoor je mensen praten over AI (kunstmatige intelligentie) en hoe dit de wereld zal veranderen. Het onderzoeksbureau Gartner heeft het vaak over Hyper Automation als het gaat om digitale transformatie. Gartner definieert Hyper Automation, die de moderne ICT-technieken omvat, als het georkestreerde gebruik van verschillende technologieën, tools of platforms, waaronder:
- Artificial Intelligence (AI)
- Machine Learning (ML)
- Event-driven software architecture
- Robotic Process Automation (RPA)
- Business Process Management (BPM)
- Integration Platform as a Service (iPaaS)
- Low-code/no-code tools
- Andere soorten besluitvormings-, proces- en taak-automatiseringstools
Hoewel dit een mooie opsomming is van de nieuwste technologieën, is het implementeren ervan niet zo eenvoudig als het lijkt. Een goed stappenplan helpt je hier enorm bij.
Start je Workflow Management
Of je nu een middel groot bedrijf bent op zoek naar procesoptimalisatie of een (kleinere) mkb-onderneming die de digitale sprong wil maken, Workflow Management vervult een sleutelrol. Maar waar begin je? Met ons stappenplan weet je hoe jij dit moet aanpakken.
Stap 1: Workflow Management
De start van elke digitale reis begint met een grondig begrip en beheersing van de processen binnen de organisatie. Het is essentieel om een hoge mate van geautomatiseerde ondersteuning te hebben voor bedrijfsprocessen. Wanneer gebruikers worden bijgestaan bij het uitvoeren van taken en vertrouwd zijn met deze ondersteuning, wordt het aanzienlijk eenvoudiger om de ondersteuning uit te breiden of repetitieve taken te elimineren. Dit leidt tot een grotere kans op succes bij verdere digitalisering.
Stap 2: Kies voor Low-Code
Een veelvoorkomend probleem bij het implementeren van Workflow Management in veel bedrijven is de inflexibiliteit van de processen, waardoor aanpassingen lang duren en veel tijd in beslag nemen. Dit is waar ICT een oplossing biedt: de Low-Code. Bij Low-Code gaat het niet om het schrijven van regels code, maar om het samenstellen van componenten (zoals Legoblokjes) om tot een mooi ontwerp te komen. En waarom is Lego zo’n groot succes bij kinderen? Omdat ze er steeds weer snel andere dingen mee kunnen bouwen.
Stap 3: Kiezen tussen een Workflow Management met Low-Code of een Low-Code platform
Wat beter is, is een moeilijke maar fundamentele vraag. Om hier een weloverwogen keuze in te kunnen maken gaan we even een onderscheid maken tussen de twee opties.
Workflow Management met Low-Code
Systemen die als primaire focus Workflow Management ondersteunen zijn Be-Informed, Pega en KissFlow. Veel van deze oplossingen bieden een Low-Code ontwikkeltool om de workflow te configureren.
Er zijn ook de Low-Code platformen zoals Outsystems, Mendix en AppWorks die een uitgebreid Low-code platform bieden en binnen hun platform uitgebreide process ondersteuning functionaliteiten hebben. De mogelijkheden van deze platforms zijn de laatste jaren enorm gegroeid. Met name de mogelijkheden voor Workflow Management (iBPM) en Case Management zijn eenvoudig en flexibel te realiseren. Met de mogelijkheid om totaaloplossingen te maken binnen de platformen zoals OutSystems kun je als mkb-organisatie toegang krijgen tot een totaalpakket met zeer veel mogelijkheden, terwijl je met oplossingen zoals QSEH Star, Workato, of DealerBox een running start krijgt.
Daarnaast zijn er ook nog systemen met een andere focus, die ook procesondersteuning en een ontwikkeltool hebben die Low-Code kan ontwikkelen zoals Documentum xCP en SAP Build.
Welk systeem beter is, kent geen eenduidig antwoord en zal hoe dan ook voor veel discussies zorgen. Als we ten eerste kijken naar de pakketten voor informatie management met Low-Code en procesondersteuning: deze pakketten vragen vaak meer onderzoek van de gebruiker. Zo is Documentum met xCP een goed en volwaardig Low-Code platform en de procesondersteuning zit er in. De informatie van Documentum is zeer goed, maar informatie uit andere systemen maar redelijk, wat het een zeer goede keuze maakt voor document of case centrische oplossing. SAP Build daarentegen is een oplossing die een stukje SAP mooi kan maken, maar informatie die ergens anders staat of goede processen maken is nog een te grote uitdaging.
Voor de dedicated Workflow Management Tools (iBPM) tools gelden vergelijkbare kenmerken. Daarom is het raadzaam om het aantal applicaties beperkt te houden en te zoeken naar de juiste functionaliteiten en de meer generieke pakketten met specifieke functies binnen jouw marktsegment.
Low-Code platformen
Tot slot geldt voor de Low-code platformen dat de mogelijkheden voor dergelijke platformen enorm gegroeid zijn. Met de mogelijkheid om totaaloplossingen te maken binnen platformen zoals OutSystems kan je als middelgrote of mkb-organisatie toegang krijgen tot een totaalpakket met zeer veel mogelijkheden, terwijl je met oplossingen zoals QSEH Star, Workato, DealerBox en Phoenix Field Services een running start krijgt.
Workflow Management voor succes
Of het nu gaat om RPA, ACM, AI of ML, een solide Workflow Management architectuur is essentieel voor succes. Voor grote ondernemingen met complexe IT-landschappen en hoge kosten biedt het gebruik van Low-Code vanuit de informatie management applicatie een aantrekkelijke optie. Maar ook voor middelgrote of mkb-organisaties liggen er kansen met oplossingen zoals OutSystems, die de snelheid en totale kosten van je ICT-landschap kunnen verbeteren.
