Loop jij ook privacyrisico’s in het gezondheidsonderdeel van je QSEH-oplossing? Voordat je antwoord krijgt op deze vraag, is het goed om eerst meer te weten over de QSEH Star, de software oplossing van Informed Group. Dit zijn kwaliteit (Quality), veiligheid (Safety), omgeving (Environment) en gezondheid (Health). In een tijd waarin gezondheidszorg gegevens en -systemen steeds meer digitaal worden, is de bescherming van privacy essentieel. Je ontdekt hier wat QSEH Star te bieden heeft en hoe het kan helpen om privacyrisico’s in de gezondheidszorg effectief aan te pakken.
De software oplossing QSEH Star uitgelegd
QSEH Star is een managementoplossing die een geïntegreerd platform biedt voor het beheer van Quality, Safety, Environmental en Health. Het is een oplossing waarmee organisaties hun kwaliteitsmanagement kunnen stroomlijnen en kunnen voldoen aan wet- en regelgeving waarmee ze continue verbeteringen kunnen doorvoeren.
Dit zijn de drie primaire functie van onze software oplossing QSEH Star:
- Registratie en afhandeling van incidenten, koerswijzigingen, klachten en obstakels
- Uitvoering en opvolging van audits
- De inventarisatie, bevestiging en controle van risico’s
Dit is nodig om een organisatie te helpen in het (blijven) voldoen aan wetten, interne- en externe regels en standaarden, beleid, afspraken, contracten en andere verplichtingen binnen de vier QSEH-invalshoeken: kwaliteit (Quality), veiligheid (Safety), omgeving (Environment) en gezondheid (Health).
Met name de invalshoek gezondheid kan op gespannen voet leven met het beschermen van de privacy van medewerkers en andere personen die tijdens werkuren onder het gezag van jou als werkgever vallen.
De Arbeidsomstandighedenwet als voorbeeld
Laten we als voorbeeld de Arbeidsomstandighedenwet nemen. Deze wet verplicht werkgevers tot het voeren van arbeidsomstandighedenbeleid waarin de werkgever schriftelijk vastlegt welke risico’s de arbeid voor medewerkers met zich meebrengt. Deze risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) beschrijft de gevaren, risicobeperkende maatregelen en de risico’s voor werknemers.
En hoe zeer we het ook niet willen, een onderkend risico kan werkelijkheid worden. Er vindt een bedrijfsongeval plaats. Volgens de Arbeidsomstandighedenwet moeten arbeidsongevallen die tot de dood leiden, blijvend letsel of een ziekenhuisopname veroorzaken, direct aan de daartoe aangewezen toezichthouder worden gemeld en gerapporteerd.
Daarnaast wordt een lijst bijgehouden van de gemelde arbeidsongevallen en welke van deze tot een verzuim van meer dan drie werkdagen leiden. Op de lijst komen de aard en datum van het ongeval te staan.
Als werkgever kun je redenen hebben om de lat net even hoger te leggen. Ongevallen die niet tot verzuim leiden – omdat je ze (letterlijk) met een flinke pleister kunt oplossen – vormen op den duur net zo goed een probleem.
Registratie QSEH Star en privacy
Eén simpel Excel-sheet voldoet niet voor de registratie en afhandeling. Een software systeem zoals QSEH Star wel. Het doel van vastlegging in QSEH Star is het goed registreren en rapporteren van gegevens. Hierdoor kunnen organisaties aan de eisen van de Arbeidsomstandighedenwet voldoen.
Daarnaast wil je het ongeval verder onderzoeken en maatregelen nemen om nieuwe voorvallen te voorkomen. Hiervoor moet je een analyse maken. Een incident kan namelijk gebeuren, maar wat doe je als het regelmatig voorkomt? Dan wordt het een probleem. Zelfs wanneer er geen inschakeling van de arbeidsinspectie nodig is. Het is van belang dat we proactief gaan handelen in plaats van reactief.
Dit kan bijvoorbeeld door onveilige situaties vast te leggen, zodat kan worden voorkomen dat het mis gaat. Zodoende leveren meldingen een bijdrage aan verdere verbetering van de arbeidsomstandigheden.
Vervolgens heb je een systeem waarin bij arbeidsongevallen vrijwel altijd gegevens vastgelegd worden die met de privacy van de betrokken medewerker te maken hebben.
De waarde van AVG
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft je de ruimte om de noodzakelijke informatie over zieke medewerkers vast te leggen. Wat iemand heeft en waardoor dat komt, hoort niet bij deze noodzakelijke informatie. Gezondheidsgegevens zijn namelijk bijzondere persoonsgegevens. Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens is meestal verboden.
En toch wil je data over het arbeidsongeval vastleggen, waardoor je correctieve acties kunt uitvoeren, preventieve maatregelen kunt nemen en managementinformatie kunt voeden. Of zelfs gebruiken als basis voor het uitkeren van een beloning wanneer in een fabriek gedurende een heel jaar geen arbeidsongeval is geweest.
In alle gevallen is het niet nodig om daarvoor de persoonsgegevens te hebben. Als er in een maand 6 personen zijn geweest die zich hebben verwond aan een snijmachine, is het niet nodig om exact te weten wie die personen waren. Dat kan ook in een geanonimiseerde vorm.
In het geval van de Arbeidsomstandighedenwet en alle andere gevallen waar persoonsgegeven in het geding zijn, moet je aanvullende maatregelen nemen. Bij de vastlegging moet je onderscheid aanbrengen tussen wat onder privacywetgeving valt en wat niet. Voor het deel dat privacygevoelig is, moet ook bepaald zijn gedurende welk deel van het proces die informatie met naam en toenaam gebruikt mag worden, en vanaf wanneer alleen in geanonimiseerde vorm.
De Low-Code applicatie van Informed Group, QSEH Star, geeft je die mogelijkheid.
Uitdagingen
Met de software applicatie QSEH Star heb je de meeste uitdagingen onder controle. Wat nog een onderbelicht punt is, is de bewaartermijn van privacygevoelige informatie. Er zijn veel regels voor bewaartermijnen van privacygevoelige informatie, die allemaal meewegen in het bepalen van het moment waarop de informatie uit een zaak moet worden vernietigd of overgedragen.
Persoonsgegevens moeten worden bewaard binnen de wettelijke termijnen, die tot dertig jaar kunnen bedragen en in specifieke gevallen (bijvoorbeeld bij ongevallen met asbest) zelfs tot 40 jaar. Hiervoor biedt software oplossing QSEH Star de mogelijkheid om per zaak een bewaartermijn vast te leggen.
Het antwoord op de vraag “Loop jij ook privacyrisico’s in het gezondheidsonderdeel van je QSEH-oplossing?” is voor gebruikers van QSEH Star daarom: “Nee, met QSEH Star is dat niet nodig.”
Wil jij meer weten over het gebruik van onze software oplossing QSEH Star en de voordelen die het met zich meebrengt? Download dan onze whitepaper voor meer informatie of vraag een demo aan.
