Wanneer je veel met ons product QSEH Star werkt, wil je de documenten die hier onderdeel van zijn, op een goede manier beheren. Met QSEH Document Control is dat mogelijk! In deze blog lees je hoe je deze aparte module binnen ons product succesvol toepast, welke functionaliteiten Document Control biedt en met welke andere systemen je documenten binnen QSEH Star kunt koppelen.
In de Bestuurlijke Besluitvorming heb je voor je documenten een Intelligent Informatie Management-oplossing van bijvoorbeeld OpenText, Hyland, M-Files of Microsoft nodig. Onze samenwerking met de gemeente Amsterdam is hier een goed voorbeeld hiervan. Daar komen via een zaaksysteem data en documenten samen.
Met QSEH Star is dit anders. Daar maken we het mogelijk om bijlagen aan een zaak (zoals een incident, deviatie of audit) te koppelen en in QSEH Star op te slaan. Hierop wordt geen documentbeheer toegepast.
Voor sommige organisaties is dit voldoende, andere organisaties vragen meer functionaliteit. Daarvoor kent QSEH Star een aparte module: QSEH Document Control. Hiermee kun je diverse documenten en gegevens eenvoudig bijhouden voor naleving, rapportage en operationele doeleinden.
Functionaliteiten QSEH Document Control
Dit zijn een aantal belangrijke documentbeheerfuncties die QSEH Document Control als QSEH-oplossing moet bevatten:
- Opslag en organisatie: Eén centrale opslagplaats voor alle QSEH-gerelateerde documenten met een mappenstructuur of tagging-systeem voor eenvoudige categorisatie en organisatie.
- Zoekfunctie: Mogelijkheid om snel en efficiënt documenten te zoeken op bijvoorbeeld naam, inhoud of datum.
- Versiebeheer: Bijhouden van verschillende versies van een document met de mogelijkheid om eerdere versies te bekijken en te herstellen.
- Toegangscontrole: Definiëren van gebruikersrollen en -rechten om te bepalen wie toegang heeft tot specifieke documenten. Audit trails om te registreren wie welke documenten heeft bekeken, gewijzigd of verwijderd.
- Document goedkeuringswerkstroom: Mogelijkheid om documenten ter goedkeuring te sturen met notificaties voor goedkeuringsverzoeken en statusupdates.
- Beveiliging: Encryptie van opgeslagen documenten.
- Samenwerking: Mogelijkheid voor meerdere gebruikers om tegelijkertijd aan een document te werken. Commentaar- en annotatiefuncties voor feedback en communicatie.
- Notificaties: Automatische meldingen voor belangrijke gebeurtenissen, zoals documentwijzigingen, goedkeuringsverzoeken of naderende vervaldatums.
Koppelingen
Het goed beheren van documenten gaat natuurlijk verder dan de documenten die gerelateerd zijn aan een QSEH-oplossing. Je wilt dat dit het geval is voor alle documenten in jouw organisatie. Daarom heeft QSEH Star de mogelijkheid om beheerde documenten in een document management systeem (DMS, ECM, IIM) te koppelen via een URL-verwijzing.
Bovendien kunnen we in co-creatie een volledige integratie realiseren voor een al in gebruik zijnde DMS-, ECM- of IIM-oplossing. Dankzij het onderliggende low-code platform van OutSystems kan dat snel en eenvoudig. Zeker voor content services oplossingen als het OpenText Cloud Platform of Microsoft SharePoint.
Dus waar laat je documenten die onderdeel zijn van het werken met QSEH Star? In QSEH Star, in de aparte QSEH Document Control module of in jouw DMS-, ECM- of IIM-oplossing. Graag helpen we je met het maken van de juiste keuze hierin.
Wil je meer weten over de werking van onze QSEH Star? Download dan nu onze whitepaper voor alle inzichten!
